Het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) is opgezet zodat de erfgoedsector gezamenlijk een stelsel van landelijke voorzieningen en diensten kan ontwikkelen voor het verbeteren van de zichtbaarheid, bruikbaarheid en houdbaarheid van digitaal erfgoed. Wij volgen de ontwikkelingen bij het NDE op de voet. Zo doen onze medewerkers regelmatig mee aan webinars en cursussen en maken ze gebruik van in het netwerk ontwikkelde tools. Omdat wij ons scharen achter de principes en uitgangspunten die zij hanteren tekenden wij onlangs het NDE manifest. Dit manifest is een samenvatting is van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed.

Het manifest
Steeds meer erfgoedorganisaties spelen in op de kansen van digitaal erfgoed. Daarom werken ze bij het NDE volgens vijf principes, verwoord in een manifest. Centraal staat daarbij de gedachte dat we niet meer als ‘instelling’ denken, maar als ‘netwerk’. Het manifest heeft als doel dat digitale informatie steeds beter toegankelijk wordt voor het publiek. Verchillende archieven en andere erfgoedonstellingen werken hieraan mee. Door dit manifest te tekenen hopen ook wij een steentje te kunnen bijdragen. Benieuwd naar het manifest? Deze leest je hier. 

Digitaal geheugen
Wij beheren bij het RHCVV zowel de gemeentelijke als particuliere en instellingsarchieven uit de gemeenten Stichtse Vecht, De Bilt, De Ronde Venen en Weesp. We willen een betrouwbare, innovatieve, toegankelijke en verbindende partner zijn voor de vier aangesloten gemeenten en hun inwoners. Daarom hebben we de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in digitaal archiveren en zichtbaarheid van de beheerde archieven.

Een goed voorbeeld is de vernieuwde website, compleet met een verbeterde en gebruiksvriendelijkere interface, die binnenkort gelanceerd wordt. Verder hebben wij sinds kort een e-depot waarin digital born materiaal kan worden bewaard en werkt het archief met de gemeenten samen om hun digitale informatie vanaf de start duurzaam te bewaren voor de toekomst.

Bouwen aan een coronacollectie
Wij zoeken voortdurend de verbinding met de inwoners van onze gemeenten. Denk bijvoorbeeld aan de coronacollectie, waarbij het archief de coronacrisis voor later vastlegt. Afgelopen december riepen wij de inwoners van de gemeenten op om sinterklaasgedichten en kerstkaarten in te sturen, wat leidde tot een nieuwe aanwas van digitaal en analoog materiaal.

In het kader van de zogenaamde hotspotmonitor kunnen ambtenaren in hun dossiers, waar relevant, het trefwoord ‘corona’ toevoegen. Op deze manier worden die onderdelen uitgezonderd van vernietiging. ‘Al dit materiaal is heel waardevol voor historici en archivarissen die in de toekomst onderzoek naar corona willen doen,’ aldus Roosmarijn.

Korte lijntjes met vakgenoten
Wij kijken steeds hoe we de archieven zo laagdrempelig mogelijk beschikbaar kunnen stellen en duurzaam kunnen bewaren. Met het regelmatig bijwonen van bijvoorbeeld NDE-webinars en -vragenuren houden wij niet alleen onze kennis op peil, ook worden de lijntjes korter met vakgenote: je stapt makkelijker op een collega in het veld af. Een mooi voorbeeld is NDE-webinar over onderzoek naar preserveringstools. De geleerde lessen kunnen we direct inzetten. De open source tools FITS en C3PO blijken heel erg nuttig.

Het manifest
Meer weten over het manifest en wie het al hebben onderschreven? Neem dan een kijkje op de website van het NDE, www.netwerkdigitaalerfgoed.nl. 

De notariële akten uit de jaren 1926-1935 zijn per direct beschikbaar voor onderzoek op onze studiezaal. Het gaat om de archieven van notarissen die gevestigd waren in Abcoude, Breukelen, De Bilt, Loenen aan de Vecht, Maarssen en Mijdrecht. De notariële archieven van Weesp waren eerder al beschikbaar.

Notariële archieven dienen binnen tien jaar nadat deze 75 jaar oud zijn worden overgebracht van de notariële archiefbewaarplaats naar de archiefbewaarplaatsen in het land. De notariële stukken uit het tijdvak 1926-1935 werden in 2010 door de Minister van Justitie formeel aan het Nationaal Archief overgedragen conform de regeling Overbrenging Notariële Archiefbescheiden naar de Rijksarchiefbewaarplaats. Vervolgens zijn ze door de Centrale Archief Selectiedienst te Winschoten bewerkt en in 2020 verdeeld over de verschillende archiefdiensten.

Voor protocollen gelden andere termijnen. Een protocol is eigenlijk het archief van de notaris waarin notariële documenten worden bewaard. Zo bewaart de notaris de originele exemplaren van akten (deze noem je minuten) en documenten die aan akten gehecht zijn. Protocollen die ouder zijn dan 75 jaar worden binnen een tijdvak van tien jaar naar de aangewezen rijksarchiefbewaarplaats overgebracht.
Door de vernieuwing van de Wet op het notarisambt in 1999 zijn testamenten pas na 100 jaar openbaar. Dit heeft te maken met het risico dat testamenten van personen die nog in leven zijn openbaar en raadpleegbaar worden. Als gevolg hiervan worden alle testamenten uit notariële archieven verwijderd ('ontsplitst'). Zodra ze 100 jaar oud zijn worden ze binnen tien jaar naar de rijksarchiefbewaarplaats overgebracht. Testamenten worden opgenomen in het Centraal Testamentenregister, een nationaal een landelijk register waarin wordt bijgehouden door wie, wanneer en bij welke notaris een testament is opgemaakt.

De indeling van de toegangen ins ons systeem is primair alfabetisch op standplaats en vervolgens op notaris die de akten heeft opgemaakt. De akten, met uitzondering van de uiterste willen, zijn per serie beschreven. Per inventarisnummer zijn het jaartal en het eerste en laatste aktenummer genoteerd.

Ook de repretoires zijn beschreven. In repertoires staan per jaar in chronologische volgorde de opgestelde akten met de namen van de hoofdpartijen genoteerd, het werkt als een soort inhoudsopgave. De notarissen zelf maakten geen alfabetische toegangen op naam, als gevolg hiervan zijn de notarisarchieven niet systematisch van indexen op persoonsnaam voorzien. Het aktenummer in het repertoire komt overeen met het aktenummer in de serie minuutakten van dat jaar. De repertoires vormen de ingang op de notariële archieven. Het repertorium of repertoire werd in tweevoud opgemaakt. Het eerste exemplaar bevindt zich in het archief van de notaris. Het dubbele exemplaar werd na afloop van ieder jaar ingeleverd bij de rechtbank. Deze kopieën zijn te vinden in de archieven van de Arrondissementsrechtbanken.

De nieuwe toegangen en inventarissen op deze notariële archieven uit de periode 1926-1935 zijn hier te vinden.

Bron: RHCVV, 0880 Notarissen De Bilt, 1926-1935, inv. nr. 5.

Door de aanscherping van de coronamaatregelen zijn vanaf vandaag, dinsdag 15 december, onze studiezalen in Breukelen en Weesp voorlopig gesloten voor bezoekers. Deze sluiting duurt in ieder geval tot en met dinsdag 19 januari 2021. Heb je een afspraak gemaakt voor de periode dat wij gesloten zijn? Dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.

Onze online dienstverlening gaat gewoon door. Onze studiezaalmedewerkers staan voor je klaar via website, chat, e-mail en telefoon. Wij werken er hard aan om zoveel mogelijk vraagstukken te beantwoorden.

Voor vragen kun je contact met ons opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., telefonisch via 0346-259425 of via de chatfunctie op onze website. Wij zijn op dinsdag tot en met donderdag van 08.30 uur tot en met 17.00 uur bereikbaar.

Wij danken je hartelijk voor alle bregrip en medewerking, blijf gezond en pas een beetje op elkaar.

Gewijzigde openingstijden decembermaand:

• Dinsdag 15 december zijn wij vanaf 12.00 uur gesloten.
• Donderdag 24 december, kerstavond, zijn wij vanaf 12.00 uur gesloten.
• Donderdag 31 december, oudjaarsdag, zijn wij de gehele dag gesloten.