Toezicht en advies

Gemeentearchivaris

Roosmarijn Ubink is de gemeentearchivaris van Stichtse Vecht, De Bilt, De Ronde Venen (en tot 24 maart 2022 van Weesp)

De gemeentearchivaris heeft twee hoofdtaken.

Ten eerste is hij beheerder van de Archiefbewaarplaats. Daarmee zorgt hij ervoor dat overgebrachte informatie zo veel mogelijk openbaar is en iedereen dat kan inzien. Ten tweede is de gemeentearchivaris toezichthouder op het informatiebeheer van de gemeente. Zo beoordeelt hij of:

de informatiehuishouding de bedrijfsvoering voldoende en juist ondersteunt.
de gemeente verantwoording kan afleggen aan de burger.
informatie met historische erfgoedwaarde wordt herkend en bewaard blijft.
Hij rapporteert hierover jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders en aan de gemeenteraad. Verder gaat de gemeentearchivaris in Amsterdam ook over het stedelijke beleid rond informatiebeheer. 

Archiefwet 1995

In de Archiefwet 1995 regelt dat overheidsorganisaties hun informatie (de wet spreekt over ‘archiefbescheiden’) goed beheren en een deel hiervan permanent bewaren en beschikbaar stellen, zodat huidige èn toekomstige generaties deze bronnen kunnen raadplegen. Archieven worden beschouwd als het ‘geheugen van de overheid’, ze documenteren het handelen van de overheid en maken democratische controle mogelijk en zijn een belangrijke bron van kennis over het heden en verleden.

De Wet open overheid (Woo) heeft als doel overheden en semioverheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten is. De voorwaarde voor actieve openbaarmaking is goede archivering. Daarom verplicht de WOO gemeenten om de informatiehuishouding op orde te brengen. De bepaling uit de Archiefwet, dat gemeenten documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaren, wordt herhaald in de Woo.

Lokale wetgeving

De verantwoordelijkheden van college B&W, de raad, de gemeentesecretaris en gemeentearchivaris en de taken van de gemeentearchivaris / archiefdienst zoals deze voortkomen uit de Archiefwet 1995, zijn verder uitgewerkt in de lokale archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer van gemeente Stichtse Vecht en de Gemeenschappelijke Regeling RHCVV.

Wat is archiefinspectie?

Kort gezegd is archiefinspectie het toezicht op het beheer van informatie en archief van de overheid. Deze toezicht is geregeld in de Archiefwet 1995 en wordt uitgeoefend door de gemeentearchivaris.

Voor een goed begrip is het nuttig om de term ‘archief’ nader toe te lichten. Archief, oftewel werkprocesgebonden informatie, vormt het geheugen van uw organisatie. Overheidsinstellingen produceren bij het uitvoeren van hun taken informatie op papier en digitaal. Deze wordt weer voor uiteenlopende doeleinden gebruikt zoals ter ondersteuning bij het werk, maar ook als bewijs en ter verantwoording van hun handelen ten overstaan van burgers, bestuur en subsidieverstrekkers. De kwaliteit van deze werkprocesgebonden informatie is van grote invloed op de prestaties van de overheid, voor bestuur en burgers. Het is een voorwaarde voor transparantie, burgerparticipatie, rekenschap en verantwoording, doelmatigheid en – op langere termijn – cultuurhistorisch erfgoed.

Toezicht op informatie- en archiefbeheer is geen vrijblijvende zaak. Naast de voorschriften van de Archiefwet, brengen wetten als de Wet Open Overheid (WOO) de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB), de AVG en allerlei vakspecifieke wetgeving, verplichtingen met zich mee ten aanzien van informatie- en archiefbeheer. Naast deze wettelijke kant, is een archiefinspectie als intern toezicht ook bedoeld om een bijdrage aan de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie te leveren. Een inspectie biedt, net als een accountantsonderzoek op het gebied van financieel beheer of een audit op het gebied van de bedrijfsvoering, duidelijkheid over de kwaliteit van het informatiebeheer binnen de gemeente. Ook kan het een beeld geven van de knelpunten en de risico’s en aan de hand daarvan aanbevelingen doen voor mogelijke oplossingsrichtingen.

Om te garanderen dat informatie in een archief volledig, betrouwbaar én raadpleegbaar is, moet het informatiebeheer goed geregeld zijn. Hiervoor bestaat strikte regelgeving. De gemeentelijke onderdelen, diensten, bedrijven en overige eenheden, zijn zelf verantwoordelijk voor hun informatiebeheer. Het RHC Vecht en Venen heeft de wettelijke taak om erop toe te zien dat zij zich aan de regels houden. Informatie mag niet in het ongerede raken en het blijvend te bewaren deel ervan dient op termijn naar het RHC Vecht en Venen te worden overgebracht om vervolgens in principe openbaar te worden en kosteloos door eenieder te kunnen worden geraadpleegd.

Toezicht vanuit het RHC Vecht en Venen

Het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Vecht en Venen maakt gebruik van vier instrumenten:

1. Jaarlijkse verslaglegging in opdracht van het college van B&W voor het informeren van de gemeenteraad en de provincie (o.b.v. de gemeentelijke archiefverordening art. 14).
2. Tweejaarlijkse integrale inspectie
3. Overlegcyclus op strategisch en tactisch niveau (o.b.v. de gemeentelijke archiefverordening)
4. Kennisuitwisseling op uitvoerend niveau met periodiek platformoverleg.