Auteur: Eva van den Hurk – van ’t Klooster, Adviseur Digitale Archieven, 6 april 2021

'De ontwikkeling van digitaal archief stelt ons voor een nieuwe uitdaging: hoe bewaren we aan elkaar gerelateerde bits en bytes op zo’n manier dat ze over 100 jaar nog te lezen zijn? Voor veel archieven ligt de oplossing van de langetermijnarchivering van digitaal archief bij het e-depot. Onderdeel van het e-depot is het inrichten van de preservering van digitaal archief. Om preserveringsopties (migratie, conversie en emulatie) mogelijk te maken, kan gebruik worden gemaakt van preserveringstools. Deze zijn in te zetten zowel voor als na ingest. In deze blog neem ik jullie mee langs de preserveringstools FITS en C3PO.

FITS en C3PO
In het najaar van 2020 ben ik begonnen met het testen van preserveringstools ter voorbereiding op ingests in het e-depot. Vanwege goede ervaringen van andere archiefdiensten, de combinatie van verschillende tools in één en de extra mogelijkheid om de metadata te analyseren via een webinterface, heb ik gekozen voor FITS in combinatie met C3PO.

FITS staat voor File Information Tool Set (FITS) en C3PO voor Clever, Crafty Content Profiling of Objects. FITS identificeert, valideert en extraheert technische metadata uit verschillende soorten bestandsformaten. Het gedraagt zich als een soort container, waarin output van verschillende preserveringstools opgenomen en gemanaged kunnen worden. De output van deze tools worden omgezet naar een standaardformaat, met elkaar vergeleken en gezamenlijk in één XML exportbestand gezet. Tools die in FITS zitten zijn o.a. DRIOD Jhove, Apache Tika en Exiftool.

C3PO is een software tool waarin metadata uit digitale archiefstukken als input worden gebruikt voor een profiel van de dataset. Het biedt filtermethoden en grafieken om analyses los te laten op de informatie uit FITS. Resultaten en analyses kunnen in XML en CSV worden geëxporteerd.

Preserveringstool FITS

Installatie
Het in elkaar zetten van FITS en C3PO gaat een stuk verder dan een website bouwen in Wordpress . Dat begint met de aanbieding van de tools via Github: je mag ze dus zelf in elkaar knutselen met een aantal downloads. Hiervoor is informatie beschikbaar op Github en bij het Nationaal Archief. Ben je, net als ik, niet dagelijks bezig met programmeren, dan kan het Nationaal Archief (NA) je als archiefdienst hierbij assisteren. Samen met Remco van Veenendaal van het NA heb ik de twee programma’s draaiende weten te krijgen.

Gebruik
FITS en C3PO worden bestuurd via Opdrachtprompt. Door de juiste locaties en codes in te voeren, starten de programma’s op. Voor FITS doe je dat door de locatie van het programma FITS in te voeren en de locatie van de dataset die je door FITS wilt laten analyseren. Als de analyse klaar is, heeft FITS per geanalyseerd bestand een XML-bestand gemaakt waarin de output van de gebruikte tools met elkaar wordt vergeleken. FITS herkent zelf welke geïncorporeerde tools het kan loslaten op een bestand. Zo zal het nooit een tool voor audiovisuele bestanden (bijvoorbeeld MediaInfo) gebruiken voor een Word-document.

In de XML-bestanden staat verschillende informatie onder elkaar:
- Identificatie: formaat, mimetype, formaatversie, PRONOM-ID;
- Bestandsinformatie: grootte, gebruikte software, creatiedatum, checksums etc.;
- Bestandsstatus: is het bestand correct gestructureerd;
- Metadata: beschrijving van de informatie in het bestand;
- Statistieken: welke tools zijn gebruikt om bovenstaande informatie te genereren en hoe lang heeft iedere tool er over gedaan.

Wanneer een tool iets anders leest dan een andere tool, wordt dit als CONFLICT aangegeven. Het kan voorkomen, zoals in het voorbeeld, dat er geen sprake is van een daadwerkelijk conflict in informatie maar een verschil in noteerwijze. Wanneer voor een dataset alle XML-bestanden zijn aangemaakt kunnen de gegevens van FITS worden ingeladen in C3PO, die via grafieken en tabellen de geëxtraheerde metadata weergeeft. Op basis van deze grafieken en bijbehorende filteropties kunnen lege bestanden (bestanden van 0 KB) uit de set worden gefilterd en problematische bestanden (bestanden waarvan de tools er niet uitkomen wat voor bestandsformaat het heeft) snel worden opgespoord. Het is mogelijk om op basis van eigen wensen nieuwe tabellen aan het C3PO scherm toe te voegen.

Preserveringstool C3PO

Inzetbaarheid in processen
FITS en C3PO zijn preserveringstools die in de pré-ingestfase kunnen worden gebruikt. Ze sporen nog voor de ingest problematische bestanden op, waarover vervolgens met de aanleverende gemeente gesproken kan worden. De tools kunnen ook na ingest gebruikt worden, hoewel hun invloed en nut afhangt van het gebruikte type e-depot. In sommige e-depots is het mogelijk om FITS en C3PO in te bouwen om zo op lange termijn inzage te krijgen in de gesteldheid van het digitale archief. Bij andere e-depots is het niet mogelijk om deze tools in te bouwen. De tools kunnen dan alleen ingezet worden wanneer het digitale archief eerst geëxporteerd wordt naar een lokale schijf. De vraag is of dit wenselijk is.

Actuele bruikbaarheid
De huidige versies van FITS en C3PO bevatten nog een aantal kinderziektes. Zo worden niet alle bestanden uit een dataset al meegenomen door de twee tools. Vooral bij C3PO missen er in de analyse soms vele gegevens. Deze constateringen zijn gedeeld met de ontwikkelaars van de tools. Het is dan ook te verwachten dat over niet al te lange tijd FITS en C3PO volledig naar behoren werken en een mooie bijdrage kunnen leveren aan de langetermijnpreservering van digitaal archief.'

Rondom het herdenken en vieren van 76 jaar vrijheid in Nederland organiseren wij een digitale tentoonstelling getiteld ‘Archief als getuige van de Tweede Wereldoorlog’. Vanaf 31 maart zijn er verschillende artikelen en video’s te vinden op onze website en social media. Daarnaast wordt een serie artikelen in lokale kranten geplaatst.

De tentoonstelling bestaat uit verschillende verhalen waarin, aan de hand van archiefstukken,  thema's uit de Tweede Wereldoorlog worden toegelicht: collaboratie, dagelijks leven en verzet. Wij bewaren en beheren verschillende soorten archief, bijvoorbeeld gemeentelijke-, kerkelijke- en verenigingsarchieven. In al deze archieven is informatie te vinden uit de periode 1940-1945. Denk aan brieven die een jongen aan zijn ouders schreef vanuit Duitsland waar hij verplicht moest werken, notulen van verenigingen waarin duidelijk wordt welke praktische problemen de verduisteringsplicht opleverde en affiches met maatregelen tegen Joodse mensen. Alle stukjes informatie bij elkaar vertellen een deel van het verhaal van de Tweede Wereldoorlog. Aan de hand van documenten uit deze verschillende soorten archieven wordt dit verhaal digitaal toegankelijk gemaakt met tekst en beeld. Daarnaast zal er vanaf 31 maart iedere week een korte video online komen waarin medewerkers van ons archief aan de hand van de drie thema’s en een verscheidenheid aan archiefstukken een beeld schetsen van het dagelijks leven in de regio tijdens de Tweede Wereldoorlog.

Wij vinden het belangrijk dat de verhalen over de Tweede Wereldoorlog ook aan de toekomstige generaties doorverteld wordt, zodat het verhaal levend blijft. Herdenken kan niet zonder herinneren. Daarvoor is het nodig dat informatie over gebeurtenissen niet alleen veilig wordt gesteld, maar ook dat de verhalen op een toegankelijke manier worden verteld. Natuurlijk hadden wij graag een echte tentoonstelling gemaakt, helaas is dit door het coronavirus nog niet mogelijk. Daarom hebben we gekozen voor een digitale variant. Daarnaast zijn wij een samenwerking aangegaan met verschillende lokale kranten, zodat wij zo veel mogelijk mensen kunnen bereiken met deze belangrijke boodschap.

Praktische informatie
De tentoonstelling ‘Het archief als getuige van de Tweede Wereldoorlog’ zal vanaf 31 maart in zijn geheel te lezen zijn op onze website onder het kopje tentoonstellingen. Ook verschijnen vanaf 31 maart verschillende artikelen in lokale kranten. De video’s zullen niet alleen op de website, maar ook op Instagram, Facebook en ons YouTube-kanaal te zien zijn. Zowel de digitale tentoonstelling als de video’s blijven online staan. Volg vooral onze social media kanalen (Facebook, Twitter en Instagram) voor updates rondom de tentoonstelling.

Het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) is opgezet zodat de erfgoedsector gezamenlijk een stelsel van landelijke voorzieningen en diensten kan ontwikkelen voor het verbeteren van de zichtbaarheid, bruikbaarheid en houdbaarheid van digitaal erfgoed. Wij volgen de ontwikkelingen bij het NDE op de voet. Zo doen onze medewerkers regelmatig mee aan webinars en cursussen en maken ze gebruik van in het netwerk ontwikkelde tools. Omdat wij ons scharen achter de principes en uitgangspunten die zij hanteren tekenden wij onlangs het NDE manifest. Dit manifest is een samenvatting is van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed.

Het manifest
Steeds meer erfgoedorganisaties spelen in op de kansen van digitaal erfgoed. Daarom werken ze bij het NDE volgens vijf principes, verwoord in een manifest. Centraal staat daarbij de gedachte dat we niet meer als ‘instelling’ denken, maar als ‘netwerk’. Het manifest heeft als doel dat digitale informatie steeds beter toegankelijk wordt voor het publiek. Verchillende archieven en andere erfgoedonstellingen werken hieraan mee. Door dit manifest te tekenen hopen ook wij een steentje te kunnen bijdragen. Benieuwd naar het manifest? Deze leest je hier. 

Digitaal geheugen
Wij beheren bij het RHCVV zowel de gemeentelijke als particuliere en instellingsarchieven uit de gemeenten Stichtse Vecht, De Bilt, De Ronde Venen en Weesp. We willen een betrouwbare, innovatieve, toegankelijke en verbindende partner zijn voor de vier aangesloten gemeenten en hun inwoners. Daarom hebben we de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in digitaal archiveren en zichtbaarheid van de beheerde archieven.

Een goed voorbeeld is de vernieuwde website, compleet met een verbeterde en gebruiksvriendelijkere interface, die binnenkort gelanceerd wordt. Verder hebben wij sinds kort een e-depot waarin digital born materiaal kan worden bewaard en werkt het archief met de gemeenten samen om hun digitale informatie vanaf de start duurzaam te bewaren voor de toekomst.

Bouwen aan een coronacollectie
Wij zoeken voortdurend de verbinding met de inwoners van onze gemeenten. Denk bijvoorbeeld aan de coronacollectie, waarbij het archief de coronacrisis voor later vastlegt. Afgelopen december riepen wij de inwoners van de gemeenten op om sinterklaasgedichten en kerstkaarten in te sturen, wat leidde tot een nieuwe aanwas van digitaal en analoog materiaal.

In het kader van de zogenaamde hotspotmonitor kunnen ambtenaren in hun dossiers, waar relevant, het trefwoord ‘corona’ toevoegen. Op deze manier worden die onderdelen uitgezonderd van vernietiging. ‘Al dit materiaal is heel waardevol voor historici en archivarissen die in de toekomst onderzoek naar corona willen doen,’ aldus Roosmarijn.

Korte lijntjes met vakgenoten
Wij kijken steeds hoe we de archieven zo laagdrempelig mogelijk beschikbaar kunnen stellen en duurzaam kunnen bewaren. Met het regelmatig bijwonen van bijvoorbeeld NDE-webinars en -vragenuren houden wij niet alleen onze kennis op peil, ook worden de lijntjes korter met vakgenote: je stapt makkelijker op een collega in het veld af. Een mooi voorbeeld is NDE-webinar over onderzoek naar preserveringstools. De geleerde lessen kunnen we direct inzetten. De open source tools FITS en C3PO blijken heel erg nuttig.

Het manifest
Meer weten over het manifest en wie het al hebben onderschreven? Neem dan een kijkje op de website van het NDE, www.netwerkdigitaalerfgoed.nl. 

De notariële akten uit de jaren 1926-1935 zijn per direct beschikbaar voor onderzoek op onze studiezaal. Het gaat om de archieven van notarissen die gevestigd waren in Abcoude, Breukelen, De Bilt, Loenen aan de Vecht, Maarssen en Mijdrecht. De notariële archieven van Weesp waren eerder al beschikbaar.

Notariële archieven dienen binnen tien jaar nadat deze 75 jaar oud zijn worden overgebracht van de notariële archiefbewaarplaats naar de archiefbewaarplaatsen in het land. De notariële stukken uit het tijdvak 1926-1935 werden in 2010 door de Minister van Justitie formeel aan het Nationaal Archief overgedragen conform de regeling Overbrenging Notariële Archiefbescheiden naar de Rijksarchiefbewaarplaats. Vervolgens zijn ze door de Centrale Archief Selectiedienst te Winschoten bewerkt en in 2020 verdeeld over de verschillende archiefdiensten.

Voor protocollen gelden andere termijnen. Een protocol is eigenlijk het archief van de notaris waarin notariële documenten worden bewaard. Zo bewaart de notaris de originele exemplaren van akten (deze noem je minuten) en documenten die aan akten gehecht zijn. Protocollen die ouder zijn dan 75 jaar worden binnen een tijdvak van tien jaar naar de aangewezen rijksarchiefbewaarplaats overgebracht.
Door de vernieuwing van de Wet op het notarisambt in 1999 zijn testamenten pas na 100 jaar openbaar. Dit heeft te maken met het risico dat testamenten van personen die nog in leven zijn openbaar en raadpleegbaar worden. Als gevolg hiervan worden alle testamenten uit notariële archieven verwijderd ('ontsplitst'). Zodra ze 100 jaar oud zijn worden ze binnen tien jaar naar de rijksarchiefbewaarplaats overgebracht. Testamenten worden opgenomen in het Centraal Testamentenregister, een nationaal een landelijk register waarin wordt bijgehouden door wie, wanneer en bij welke notaris een testament is opgemaakt.

De indeling van de toegangen ins ons systeem is primair alfabetisch op standplaats en vervolgens op notaris die de akten heeft opgemaakt. De akten, met uitzondering van de uiterste willen, zijn per serie beschreven. Per inventarisnummer zijn het jaartal en het eerste en laatste aktenummer genoteerd.

Ook de repretoires zijn beschreven. In repertoires staan per jaar in chronologische volgorde de opgestelde akten met de namen van de hoofdpartijen genoteerd, het werkt als een soort inhoudsopgave. De notarissen zelf maakten geen alfabetische toegangen op naam, als gevolg hiervan zijn de notarisarchieven niet systematisch van indexen op persoonsnaam voorzien. Het aktenummer in het repertoire komt overeen met het aktenummer in de serie minuutakten van dat jaar. De repertoires vormen de ingang op de notariële archieven. Het repertorium of repertoire werd in tweevoud opgemaakt. Het eerste exemplaar bevindt zich in het archief van de notaris. Het dubbele exemplaar werd na afloop van ieder jaar ingeleverd bij de rechtbank. Deze kopieën zijn te vinden in de archieven van de Arrondissementsrechtbanken.

De nieuwe toegangen en inventarissen op deze notariële archieven uit de periode 1926-1935 zijn hier te vinden.

Bron: RHCVV, 0880 Notarissen De Bilt, 1926-1935, inv. nr. 5.