Kennisbijeenkomst ‘Duurzame toegang tot databases’

Op 26 januari organiseerden wij samen met het Internationaal Instituut Sociale Geschiedenis (IISG) en het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) een kennisbijeenkomst ’Duurzame toegang tot databases’. Databases zijn digitale archiefstukken, ingewikkelder dan bijvoorbeeld tekstbestanden of foto’s. De meeste gemeenten en archiefdiensten in Nederland hebben nog weinig kennis van en ervaring met de duurzame toegankelijkheid van databases en de opslag hiervan in het e-depot. Reden voor ons om deze bijeenkomst te organiseren.

De bijeenkomst vond plaats in het Centraal Museum in Utrecht en werd geleid door onze adviseur digitale archieven Eva van den Hurk - Van ’t Klooster. Na een presentatie van Valentijn Gilissen over de ervaringen van Data Archiving and Networked Services (DANS) met het beheren en bewaren van databases, gingen de deelnemers aan de slag met meerdere vraagstukken: is het archivistisch verantwoord is om alleen data uit een database op te slaan zonder de database zelf? Of de vraag: welke eisen stellen we aan de toegankelijkheid van databases voor het publiek? De aanwezigheid van verschillende soorten organisaties, zoals archiefdiensten en onderzoeksinstanties, zorgde voor een levendige discussie en het uitwisselen van kennis. Zo werken de archiefdiensten op basis van de Archiefwet en hebben archiefdiensten meer mogelijkheden tot het verwerken van persoonsgegevens onder de AVG, waar de onderzoeksorganisaties niet met de Archiefwet te maken hebben en de uitzonderingspositie die de archiefdiensten kennen onder de AVG niet hebben. De conclusie na afloop van de discussie was dat we nog geen antwoorden hebben op alle vragen en dat we de antwoorden met elkaar en de (internationale) archiefgemeenschap de komende jaren gaan ontdekken. Dat betekent niet dat we stil blijven zitten: voor een vervolgbijeenkomst bleek veel enthousiasme in de groep. We zijn nog lang niet uitgepraat over dit interessante archiveringsvraagstuk!