Ben jij een Manager Bedrijfsvoering die strategisch denkt en tegelijk hands-on kan handelen in onze organisatie. Word je enthousiast van beleidsontwikkeling en tegelijkertijd actieve betrokkenheid bij dagelijkse operationele activiteiten om onze organisatie goed te laten lopen? Lees dan verder.

(32-36 uur per week) Schaal 11 (max € 5.725,–)

Wat ga je doen?

Het RHCVV is een archiefdienst in beweging en heeft onlangs een toekomstverkenning afgerond waarin de lijnen voor de komende jaren zijn uitgezet. Hierdoor is er ruimte ontstaan voor een nieuwe functie, Manager Bedrijfsvoering. In deze functie speel je een cruciale rol in de dagelijkse gang van zaken en het verder ontwikkelen van het RHCVV, dit doe je zij aan zij met onze directeur. In de periode 2023 – 2026 spelen naast de dagelijkse bedrijfsvoering een aantal strategische dossiers, waarin je nauw samenwerkt met de directeur, en een cruciale rol speelt. Dit zijn onder andere:

• De bouw van een extra depotverdieping op de archiefbewaarplaats in Breukelen

• Aanpassing van de gemeenschappelijke regeling in het kader van de wetswijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) en uittreding gemeente Weesp als deelnemer (2022)

• Door ontwikkelen van de organisatie van 12.5 fte naar 17.5 fte en het ontwikkelen en implementeren van het opleidingstraject voor medewerkers.

• 10-jarig bewerkingsproject van een deel van de archieven en collecties

Als Manager Bedrijfsvoering ondersteun je door je werkzaamheden de directeur-archivaris en bij de uitvoering van haar taken en verantwoordelijkheden. Je bent verantwoordelijk voor uiteenlopende aspecten, waaronder financieel management, gebouwbeheer, beveiliging, juridische kwesties en HRM. Je vertaalt beleid naar concrete acties en werkprocessen, zorgt voor uitvoering en evalueert de resultaten. Binnen deze veelzijdige functie zijn je taken en verantwoordelijkheden dus divers en omvatten onder andere:

• De operationele dagelijkse gang van zaken van de organisatie en het RHCVV als publieksinstelling, waaronder het coördineren en het begeleiden van het werk van een deel van de medewerkers, organiseren van team overleggen en coördinatie van schoonmaak en onderhoud
• Ondersteuning van de directeur bij de uitvoering van onderdelen van beleid en strategieënOndersteunen van de directeur op het gebied van financiën, jaarplannen en, juridische vraagstukken.
• Voorbereiden en adviseren van en bij beslissingen op het niveau van de organisatie
• Personeelswerving, introduceren, instrueren en begeleiden van (nieuwe) medewerkersUitvoeren van het HRM beleid binnen het RHCVV, ziekmeldingen, vakantieplanningen, bijhouden en communiceren wijzigingen vanuit HR-beleid en CAO Stichtse Vecht
• Procesbeheer: het ontwikkelen, beheren en evalueren van bedrijfsprocessen om de efficiency en effectiviteit van de organisatie te verbeteren
• Documentatiebeheer: beheren van bedrijfsvoerings- en beleidsdocumenten en het bijhouden van beleid- en procedurehandboekenProjectmanagement: coördineren van specifieke projecten zodat deze op tijd en binnen budget worden afgerond
• Risicomanagement: identificeren en beheren van bedrijfsvoeringrisico’s en ontwikkelen maatregelen om deze risico’s te beperken

Wat breng je mee?

• Minimaal Hbo werk- en denkniveau, met een passende opleiding

• Daarnaast heb je aanvullende trainingen op het gebied van leiderschap en/of coaching gevolgd

• Je opgedane kennis heb je aantoonbaar met goede resultaten in de praktijk gebracht, zowel in de dagelijkse aansturing van medewerkers, als in projectmanagement en bedrijfsvoering

• Je hebt basiskennis en ervaring op het gebied van financiën en affiniteit met facilitair/gebouwbeheer

• Je bent op de hoogte van relevante wet- en regelgeving omtrent deze vakgebieden of maakt je deze materie snel eigen

• Je beheerst ruim voldoende Microsoft Office programma’s, en hebt specifieke kennis van en goede beheersing van Excel

Wie ben je?

Je hebt een ondernemende en innovatieve houding, schakelt snel en bent stressbestendig. Je geeft op een verbindende manier leiding en kunt goed samenwerken met diverse persoonlijkheden. Je hebt overtuigingskracht en weet zo medewerkers te motiveren en mee te nemen in veranderingen. Je bent communicatief sterk. Je bent helder en beknopt in zowel schriftelijke als mondelinge communicatie. Je bent nauwkeurig en gestructureerd in je werk, waardoor je in staat bent om complexe taken en projecten met succes te beheren. Je kunt goed prioriteiten stellen en de juiste middelen inzetten om doelen te bereiken. Je bent niet bang om (moeilijke) keuzes te maken. Je begrijpt de bestuurlijke en politieke dynamiek en weet ook hoe je mensgericht en tegelijk effectief kunt opereren binnen een kleine organisatie.

Over onze organisatie

Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) beheert als archiefdienst de archieven van de gemeenten De Bilt, Stichtse Vecht en De Ronde Venen. Het RHCVV houdt toezicht op de informatiehuishouding en archieven van deze gemeenten en adviseert hen over duurzaam (digitaal) Informatiebeheer. Het RHCVV beheert ongeveer 4 kilometer papieren archief in zijn archiefbewaarplaats in Breukelen en steeds meer digital born archief van de drie gemeenten in zijn e-depot. Ook organiseert het RHCVV regelmatig workshops, activiteiten en tentoonstellingen om het publiek kennis te laten maken met het doen van onderzoek en de verhalen in de archieven.

Wat bieden wij

Een boeiende en uitdagende rol waarin je een directe impact hebt op de groei en ontwikkeling van onze organisatie. De mogelijkheid om je leiderschapscapaciteiten te ontwikkelen en je stempel te drukken op de toekomst van onze archiefdienst. Het RHCVV is een relatief kleine archiefdienst, heeft een klantgerichte en resultaatgerichte, informele werksfeer. Er zijn 14 enthousiaste en betrokken medewerkers en 25 vrijwilligers. Ons archief is gevestigd in Breukelen en prima bereikbaar met zowel het OV als met eigen vervoer.

Je start met een tijdelijke aanstelling van 1 jaar voor 32-36 uur per week, met bij wederzijdse tevredenheid uitzicht op een vast dienstverband. Afhankelijk van je opleiding en ervaring krijg je een passend salaris. Voor deze functie is dat maximaal € 5.725,- bruto per maand (functieschaal 11, CAO Gemeenten) bij een volledige werkweek van 36 uur. (De functieschaal is momenteel nog in waardering).

Het RHCVV volgt de CAO Gemeente Stichtse Vecht. We bieden je goede flexibele arbeidsvoorwaarden, waarbij we zoveel mogelijk rekening houden met jouw wensen en werk-privébalans. Met het Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% van jouw salaris kun je zelf bepalen hoe en wanneer je je vakantiegeld en eindejaarsuitkering wilt laten uitbetalen, of dat je het voor vitaliteit wilt inzetten of extra verlof wilt kopen.

Vragen?

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Roosmarijn Ubink Directeur-archivaris RHCVV via 06 26 09 88 60 . Voor informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Daniel den Herder, corporate recruiter gemeente Stichtse Vecht via 06 58 07 62 28 (ook via Whatsapp).

Solliciteren

Ben jij de collega die wij zoeken? Reageer dan uiterlijk zaterdag 30 september via het online sollicitatieformulier.
De eerste selectiegesprekken worden in overleg gepland in de week van  2 oktober 2023. 
Een referentie- en diplomacheck maken deel uit van deze procedure.

Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen en gemeente Stichtse Vecht onderschrijven de NVP Sollicitatiecode Werving en Selectie.
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.