Bewaren is vooruitdenken - het archief door de ogen van een beginnend informatiemanager

We can roam the bloated stacks of the Library of Alexandria, where all imagination and knowledge are assembled; we can recognize in its destruction the warning that all we gather will be lost, but also that much of it can be collected again; we can learn from its splendid ambition that what was one man’s experience can become, through the alchemy of words, the experience of all, and how that experience, distilled once again into words, can serve each singular reader for some secret, singular purpose.
— Alberto Manguel, The Library at Night

Archiefdiensten beheren het collectieve geheugen van gemeenschappen, instanties en personen. Maar anders dan het algemene beeld dat aan de archivistiek hangt, zijn archieven er niet primair om historici en genealogisch geïnteresseerden te bedienen, maar vooral om de handel en wandel van een samenleving vast te leggen. En daarmee vormen archieven een onmisbare schakel in de menselijke vooruitgang. George Santayana (1863-1952) schreef in het eerste deel van zijn The Life of Reason (1905) ‘Those who cannot remember the past are doomed to repeat it’. Santayana bedoelde hiermee, dat vooruitgang niet gestoeld is op verandering, maar op behoudendheid, in de zin dat het vastleggen van veranderingen (zoals in archieven) een absolute voorwaarde is voor voortschrijding. Met andere woorden: het begrijpen van het verleden is niet bedoeld als wijze les, maar vooral als opstap naar een betekenisvolle toekomst.

Precies door die gedachte voel ik mij, als trainee informatiemagement bij het RHC Vecht en Venen, enorm gesteund en bevoorrecht. Voor een mediëvist die altijd de archieven van de consumerende kant heeft meegemaakt, is het een prachtige gewaarwording om ook de dienstverlenende en preserverende zijde van de archiefwereld aan den lijve te mogen ondervinden. Als trainee mag ik mij binnen alle onderdelen van het archief als organisatie bewegen. Ik houd mij bezig met de metadatering van inventarissen, mag studiezaalbezoekers helpen met hun persoonlijke zoektocht binnen onze collectie, denk na over de openbaarheidsbeperkingen voor bepaalde archieven in ons beheer en denk na over het duurzaam beheer van de informatie in onze collecties voor de toekomst. Daardoor ben ik in staat om allerlei kwesties die tijdens mijn opleiding voorbijkomen concreet te ondervinden, uit te testen en praktijkvoorbeelden voor te leggen aan mijn medetrainees.

Het centrale thema waar wij ons in de wereld van informatiemanagement mee bezighouden, is hoe we om moeten gaan met digitale informatie. Voor de archiefwereld betekent dat vraagstuk met name hoe de preservering en toegankelijkheid van digitale informatie geborgd moet worden. Hoewel ieder van ons dagelijks meewerkt aan de creatie en uitwisseling van ontelbare informatie-eenheden, blijkt het toch erg lastig een eenduidige oplossing te vinden voor het duurzaam bewaren en doorzoekbaar maken van al die informatie. We ervaren de gevolgen van het enorme tempo waarmee technologische vooruitgang gepaard gaat: dragers als floppies zijn nog maar door zeer weinig computers te lezen, digitale informatie degradeert als deugdzaam informatiebeheer ontbreekt. Informatie gaat op deze wijze verloren. Tegelijkertijd blijkt informatie digitaal zó gemakkelijk te verspreiden, dat het delen van informatie in een online omgeving met de grootste zorg moet geschieden.

Voor archieven houdt deze constatering in, dat wij ons goed moeten bezinnen op hoe wij digitale informatie voor toekomstig gebruik bewaren (bijvoorbeeld in een e-depot) en toegankelijk maken (voorzien van de juiste metadata en het beschermen van gevoelige informatie als persoonsgegevens). En bij al deze overwegingen mogen we ons vooral troosten met de gedachte dat informatie ook en vooral een product is van het menselijke creatieve proces, zoals Alberto Manguel het mooi verwoordde en dit schrijfsel inspireerde.

Mathijs Timmermans