In onze depots staat ruim 3,5 kilometer aan papieren archief; van huwelijksakten tot foto's, van notariële documenten tot boeken. De technologie heeft zich in de afgelopen 30 jaar enorm ontwikkeld, iedereen werkt steeds meer digitaal en bewaart steeds meer op computer of usb-stick. Wij als streekarchief houden er dus rekening mee dat de archieven die wij binnenkrijgen niet altijd meer uit papieren stukken bestaan en steeds vaker uit digitale informatie. Hoe bewaren wij dit? We kunnen usb-sticks, harde schijven en floppydisks wel naast de papieren stukken in het depot leggen, maar hoe zorgen wij ervoor dat deze verouderde formats toegankelijk blijven voor de bezoeker? Wij zijn druk bezig met het inrichten van een digitaal depot: het e-depot. Hierin wordt alle digitale informatie opgeslagen en weer toegankelijk gemaakt voor onderzoekers en ambtenaren. Om te zorgen dat het ook over 100 jaar nog te zien en te lezen is, stellen we een preserveringsbeleid op. Ook leggen wij nu al digitale connecties tussen ons archiefsysteem en de systemen van de gemeenten met wie wij samenwerken; Stichtse Vecht, De Ronde Venen, De Bilt en Weesp. Net als papieren archieven bewerkt worden voor ze naar een archiefdienst overgebracht worden, dienen ook digitale dossiers goed afgesloten te worden en worden voorzien van metadata zodat alles goed terug te vinden is. Hiervoor werken we nauw samen met de gemeenten. Zodat alle stukken die zij digitaal hebben makkelijk overgezet kunnen worden naar ons digitale archief.
Wat is een e-depot? Een e-depot is een digitale bewaarplaats, een manier om digitale collecties duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen aan publiek. Alle digitaal gecreëerde informatie die vanuit de aangesloten gemeenten worden overgebracht komen hierin terecht. Denk bijvoorbeeld aan notulen van raadsvergaderingen, bestuursstukken van de burgemeesters maar ook (bouw)vergunningen die de gemeente verleent. Dankzij het e-depot zal veel overheidsinformatie eerder, sneller en overzichtelijker te raadplegen zijn dan nu. Jij als bezoeker van het archief zal hier in de toekomst veel voordelen van ondervinden. Naast gemeentelijk archief komt er ook steeds meer particulier archief en dat wordt ook in het e-depot opgenomen.
Het e-depot van het RHCVV Wij werken samen met het Nationaal Archief en andere regionale en gemeentelijke archieven aan het opzetten van een goedwerkend e-depot. Samen met deze andere archiefinstellingen leren we wat wel en niet mogelijk is bij digitale archivering en welke preserveringsmaatregelen we wanneer moeten nemen. Er komen steeds meer algemene richtlijnen en wettelijke kaders waar wij op terug kunnen vallen. Naast dat we ons eigen beleid hierop maken en ons systeem in gebruik nemen, leren we ook de informatiesystemen van de gemeenten beter kennen. Deze systemen moeten namelijk 'leren communiceren' met ons e-depot. Op dit moment is het RHCVV met de gemeenten bezig om informatie in het e-depot op te nemen. Het duurt nog even voordat deze informatie openbaar is en toegankelijk zal zijn voor bezoekers van het RHCVV. Wat bezoekers wel op korte termijn kunnen vinden in het e-depot zijn de stukken uit het corona archief.
Het e-depot in video Ook de ambtenaren van de bij ons aangesloten gemeenten zullen te maken krijgen met het e-depot. Voor hen hebben wij een video gemaakt met daarin alle informatie die zij nodig hebben. Deze video is ook voor niet-ambtenaren erg interessant om te bekijken!
