Inspectie

Categorie: Ongecategoriseerd
Gepubliceerd op woensdag 18 december 2013 09:24
Hits: 16109

Wat is archiefinspectie?

Kort gezegd is archiefinspectie het toezicht op het beheer van informatie en archief van de overheid. Deze toezicht is geregeld in de Archiefwet 1995 en wordt uitgeoefend door de gemeentearchivaris.

Voor een goed begrip is het nuttig om de term ‘archief’ nader toe te lichten. Archief, oftewel werkprocesgebonden informatie, vormt het geheugen van uw organisatie. Overheidsinstellingen produceren bij het uitvoeren van hun taken informatie op papier en digitaal. Deze wordt weer voor uiteenlopende doeleinden gebruikt zoals ter ondersteuning bij het werk, maar ook als bewijs en ter verantwoording van hun handelen ten overstaan van burgers, bestuur en subsidieverstrekkers. De kwaliteit van deze werkprocesgebonden informatie is van grote invloed op de prestaties van de overheid, voor bestuur en burgers. Het is een voorwaarde voor transparantie, burgerparticipatie, rekenschap en verantwoording, doelmatigheid en – op langere termijn – cultuurhistorisch erfgoed.

Toezicht op informatie- en archiefbeheer is geen vrijblijvende zaak. Naast de voorschriften van de Archiefwet, brengen wetten als de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB), de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en allerlei vakspecifieke wetgeving, verplichtingen met zich mee ten aanzien van informatie- en archiefbeheer. Naast deze wettelijke kant, is een archiefinspectie als intern toezicht ook bedoeld om een bijdrage aan de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie te leveren. Een inspectie biedt, net als een accountantsonderzoek op het gebied van financieel beheer of een audit op het gebied van de bedrijfsvoering, duidelijkheid over de kwaliteit van het informatiebeheer binnen de gemeente. Ook kan het een beeld geven van de knelpunten en de risico’s en aan de hand daarvan aanbevelingen doen voor mogelijke oplossingsrichtingen.

Om te garanderen dat informatie in een archief volledig, betrouwbaar én raadpleegbaar is, moet het informatiebeheer goed geregeld zijn. Hiervoor bestaat strikte regelgeving. De gemeentelijke onderdelen, diensten, bedrijven en overige eenheden, zijn zelf verantwoordelijk voor hun informatiebeheer. Het RHC Vecht en Venen heeft de wettelijke taak om erop toe te zien dat zij zich aan de regels houden. Informatie mag niet in het ongerede raken en het blijvend te bewaren deel ervan dient op termijn naar het RHC Vecht en Venen te worden overgebracht om vervolgens in principe openbaar te worden en kosteloos door eenieder te kunnen worden geraadpleegd.

Toezicht vanuit het RHC Vecht en Venen

Het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Vecht en Venen maakt gebruik van vier instrumenten:

  1. Jaarlijkse verslaglegging in opdracht van het college van B&W voor het informeren van de gemeenteraad en de provincie (o.b.v. de gemeentelijke archiefverordening art. 14).
  2. Vierjaarlijkse integrale inspectie in samenwerking met de inspectie-eenheid van Het Utrechts Archief (HUA) (o.b.v. de gemeentelijke archiefverordening art. 10).
  3. Overlegcyclus op strategisch en tactisch niveau (o.b.v. de gemeentelijke archiefverordening art. 12 en 13).
  4. Kennisuitwisseling op uitvoerend niveau met periodiek platformoverleg.