E-depot

Categorie: Ongecategoriseerd
Gepubliceerd op dinsdag 01 augustus 2017 07:53
Hits: 5891

Gemeenten kennen op dit moment zowel papieren als digitale informatie (documenten, dossiers en gegevensverzamelingen). De productie van deze informatie geschiedt zo goed als geheel digitaal. Het is belangrijk dat gemeenten hun digitale informatie ook op digitale wijze opslaan en beheren. Het realiseren van een duurzame (toekomstvaste) digitale opslag is noodzakelijk voor het beschikbaar stellen van betrouwbare en controleerbare informatie in het kader van een open en transparante overheid. Gemeenten hebben bovendien de opdracht gekregen om in 2017 alle processen met de burger digitaal te kunnen afhandelen.

Op grond van de Archiefwet 1995 moeten gemeenten hun archiefbescheiden die ouder zijn dan 20 jaar overbrengen naar de archiefbewaarplaatsen. Dit geldt zowel voor analoge (papieren) als voor digitale informatie. De archiefdiensten moeten tijdig klaar zijn voor digitale opslag, beheer en beschikbaarstelling van deze informatie.

De archiefdiensten Eemland, Gooi- en Vechtstreek, Vecht en Venen en Zuidoost Utrecht hebben het initiatief genomen om samen met de gemeenten die bij de diensten zijn aangesloten onderzoek te doen naar duurzame digitale opslag van informatie. Het is volgens deze diensten onwenselijk om afzonderlijke, complexe en kostbare e-depots te ontwikkelen en te bemensen. Het realiseren en onderhouden van een e-depot vraagt om forse investeringen in de organisatie (rollen, verantwoordelijkheden en beleid) en in opslagmiddelen (hard- en software). Gezamenlijk onderzoek beoogt het bereiken van efficiencyvoordelen bij de realisatie van oplossingen. Aan fase 1 hebben de volgende organisaties deelgenomen:

Archiefdiensten
Archief Eemland, Streekarchief Gooi en Vechtstreek, RHC Vecht en Venen, RHC Zuidoost Utrecht.

Gemeenten
Amersfoort, Baarn, Bunnik, De Bilt, De Ronde Venen, Hilversum, Houten, Leusden, Renswoude, Rhenen, Soest, Stichtse Vecht, Utrechtse Heuvelrug, Vianen, Weesp, Wijdemeren, Wijk bij Duurstede en Woudenberg.

Het doel van het project was het formuleren van concrete en uitvoerbare oplossingen om binnen het werkgebied van de vier samenwerkende archiefdiensten overheidsinformatie digitaal duurzaam te kunnen bewaren, beheren en beschikbaar te stellen. Daarbij is de opzet van het onderzoek zo gekozen dat gemeenten zich al in de onderzoeksfase beter bewust worden van de problematiek van digitaal informatiebeheer en de weg die zij moeten afleggen naar oplossingen. Daartoe behoort ook onderlinge kennisoverdracht en delen van kennis met overheden en archiefinstellingen elders in het land, die zich min of meer in dezelfde situatie bevinden.

Deze link gaat naar de eindrapportage van fase 1, de Onderzoeksfase. Fase 1 had als doel inzicht te krijgen in beheer en staat van de te bewaren informatie binnen de gemeenten. Daarnaast is onderzocht welke mogelijkheden en uitvoerbare oplossingen er zijn om overheidsinformatie duurzaam digitaal te kunnen bewaren en beheren binnen het werkgebied van de vier samenwerkende archiefdiensten. Het onderzoek heeft zich beperkt tot
de informatie die op grond van de Selectielijst 2017 permanent bewaard moet worden. Hiervoor is gekozen omdat deze informatie vanuit het oogpunt van digitale duurzaamheid het hoogste risico kent en daarom verplicht moet worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Fase 1 is met dit eindrapport afgerond.
Fase 2, de uitvoeringsfase, is nog niet gestart.

Download hier het eindrapport.