Gegevens

Categorie: Ongecategoriseerd

Gepubliceerd op dinsdag 01 augustus 2017 07:53

Hits: 7356

Informatie wordt steeds meer digitaal aangemaakt en beheerd. Het beheren en preserveren van digitale archieven zijn het ontsluiten, zoeken en vinden ervan vormen dé uitdagingen voor de nabije toekomst. Hoewel veel overheidsinformatie op dit moment nog een sterk documentair karakter heeft, worden bij overheidsorganisaties de contouren van andere behoeften zichtbaar. Informatie ontstaat steeds meer in netwerken waardoor de archiefvorming haar lineaire en gestructureerde karakter verliest. Er ontstaan nieuwe vraagstukken omtrent authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording, de kernwaarden die de fundamenten vormen van het archiefbestel. Om in te springen op deze verandering, implementeert het RHCVV een e-depot.

Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Sinds 2018 werken wij samen met de aangesloten gemeenten aan een e-depot. De eerste fase en de pilots zijn achter de rug. In 2020 wordt gewerkt aan het inrichten en in gebruik nemen van het e-depot. Om het e-depot succesvol te implementeren is het gewenst om afspraken te maken over de samenwerking en de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen de gemeenten en ons. De aanlevering van de digitale bescheiden voor opname in het e-depot dient, net als in de analoge situatie, in goede en geordende staat te geschieden (dat wil zeggen: conform de Archiefwet). Om dit in goede banen te leiden, schrijven wij beleid en handboeken voor zichzelf en de gemeenten. In 2021 worden, op basis van deze documentatie, de eerste archieven in het e-depot gezet.