De openbaarheid van archieven wordt meestal beperkt omdat zij informatie bevatten die de belangen van anderen kan schaden. Om die belangen te beschermen, kunnen deze archieven alleen onder bepaalde voorwaarden worden ingezien. Wat die voorwaarden zijn, kan per archief verschillen.

De overheid mag de openbaarheid van archieven op drie gronden beperken:

• de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele nog levende personen
• het belang van de Staat of zijn bondgenoten
• onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties

Bij iedere grond horen andere inzagevoorwaarden die u hieronder kan teruglezen. Onze medewerkers kunnen u helpen om te achterhalen op welke grond een stuk beperkt is. Voor sommige dossiers is het noodzakelijk om een onderzoeksopzet aan te leveren en/of gemotiveerd aan te geven waarom u het stuk in kwestie in zou willen zien.

Meer hierover leest u bij tabblad 'Inzage in archieven met bijzondere persoonsgegevens voor (wetenschappelijk) onderzoek of statistiek'. Hieronder volgt per grond een uitleg hoe men inzage kan krijgen.

Eerbieding persoonlijke levenssfeer

Ieder heeft recht op eerbieding van zijn of haar persoonlijke levenssfeer. Wij volgen hierin de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze gegevens zijn als volgt: gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Wanneer de persoon van wie u het dossier of documenten wilt inzien, nog in leven is, heeft u zijn of haar toestemming nodig. Deze toestemming moet bestaan uit een ondertekende verklaring en kopie van het identiteitsbewijs van degene over wie het dossier gaat. Op deze kopie dient de handtekening van de betrokkene duidelijk leesbaar te zijn. Wanneer het uzelf betreft, moet u een kopie van uw eigen legitimatiebewijs meesturen. Hoe een veilige kopie gemaakt kan worden, vindt u op Rijksoverheid.nl.

In sommige gevallen vragen wij een bewijs van overlijden. Als bewijs van overlijden gelden de volgende documenten:

• een kopie van een uittreksel uit het overlijdensregister van de burgerlijke stand
• een kopie van de persoonskaart van de betrokkene (op te vragen bij het Centrum voor familiegeschiedenis www.cbg.nl)
• een vermelding op www.joodsmonument.nl
• een vermelding op oorlogsgravenstichting.nl
• eventuele andere schriftelijk bewijzen zoals een origineel overlijdensbericht of overlijdensadvertentie

Wanneer u een dossier of documenten wilt inzien van een persoon die meer dan 100 jaar geleden is geboren, vervallen voor die persoon bovenstaande voorwaarden.

Belang van de Staat

Deze beperkingsgrond heeft vooral betrekking op archieven van de Rijksoverheid. Onze organisatie beheert enkel archieven van lokale overheidsinstanties.

Onevenredige bevoordeling of benadeling

Wanneer u een archiefstuk wilt inzien dat beperkt openbaar is om te voorkomen dat personen of instanties onevenredig bevoor- of benadeeld worden, moet u daarvoor een gemotiveerd verzoek bij het RHC Vecht en Venen indienen. In dit verzoek legt u uit om welke stukken het gaat, u noemt de archiefinventaris en de inventarisnummers, en waarom u deze stukken wilt inzien. Naar aanleiding van uw verzoek zal worden uitgezocht of bij afweging van de van toepassing zijnde belangen, raadpleging van het archief mogelijk is.